Så lyckas du med den perfekta briefingen!

1 juli 2019

3 min

Den Allt började med briefingen, för utan den skulle det ha blivit kaos. Överdrivet? Ja, nej, kanske? Är jag rädd?

Låt oss följa med grafiker Gustav och hans kund Klaudia. För sitt nya start-up-företag behöver hon ta fram en företagsprofil. Hon anlitar Gustav på rekommendation av en väninna, eftersom hon inte har mycket tid att ägna åt att leta själv. De två träffas på ett kafé, diskuterar kort företagsidén och går igenom Klaudias designönskemål.

De kommer bra överens, för på nolltid har samtalet kommit in på semesterplaner, fritidsintressen och liknande. Båda lämnar mötet nöjda utan att ha bestämt något datum för den första presentationen.. ”Det fixar vi när vi har tid, om du har något!”, föreslår Klaudia.

Just nu hanterar han många projekt, vissa med brådskande deadlines, och därför ber han om mer tid. Eftersom det fortfarande är tid kvar till den egentliga lanseringen visar Klaudia förståelse.

Äntligen är det dags!

Gustav skickar det första utkastet till logotypen. Det tas emot mycket väl och Klaudia har bara några få synpunkter som är väldigt lätta att genomföra. Gustav korrigerar och anpassar, och strax därefter kommer nästa önskemål om ändringar in.

Klaudia har under tiden visat upp designen för familj och vänner. En tycker att den är för trendig, en annan att den inte är tillräckligt vågad och hennes mamma förstår inte vad det handlar om. Hon känner sig osäker. Har hon valt rätt grafisk formgivare? Lanseringen närmar sig också med stormsteg.

Under tiden påpekar Gustav att vissa av ändringsförslagen skulle orsaka problem vid tryckningen senare. Men Klaudia insisterar. För att visa honom att hennes idé ser bra ut, skapar hon själv ett förslag. ”Du förstår vad jag menar!”, skriver hon till honom i ett mejl.

Numera ringer de inte längre. Båda föredrar att föra sin konversation skriftligt, för säkerhets skull …

Kort sagt

Efter korrekturrunda 14 var Klaudia tvungen att skjuta upp lanseringen. Gustav lade ner fler timmar än planerat. Båda vill bara få projektet avslutat. Ingen är nöjd. Det som återstår är en bitter eftersmak på båda sidor!

Vad har hänt?

druck.at Tips: Både kunder och grafiker har nytta av ett briefingmöte. Det sparar tid, besvär och pengar.

De båda har utelämnat något väsentligt: Ingen lade ner tid på en utförlig, skriftlig brief och en samordnad tidsplan.

Meningen ”Åh, vi har ju fortfarande så mycket tid!” är farlig!

Precis som ”Du fattar väl vad jag menar!”

Klaudia och Gustav lät sig förblindas av sin ömsesidiga sympati. Naturligtvis är sympati en bra grund för ett mycket gott samarbete, men den kan också leda till alltför många missförstånd.

Att skriva en brief är för många för tidskrävande och besvärligt.

MEN: Vi kan inte veta vad den andre tänker.

Ett enkelt exempel! Klaudia ville gärna ha sin logotyp i en ljusblå nyans. Men grafiker Gustav hade en annan uppfattning om vad ljusblått var, vilket du kan se på bilden till vänster. Genom att tillsammans studera en färgkartan vid mötet och fastställa nyansen kan sådana missförstånd undvikas.

Ljusblått ≠ Ljusblått

Elegant ≠ elegant

Naturligtvis kan en färgton snabbt bytas ut. Men hur är det med en given stil? Klaudia önskade sig en elegant logotyp som passade hennes nystartade företag.

Detta kan man nu fortsätta med i oändlighet. Hur kan man förhindra detta?

Vi rekommenderar:

Hur förbereder jag mig som grafisk formgivare?

Vad behöver du veta för att kunna skapa den perfekta företagsprofilen, logotypen eller trycksaken åt din kund? Av vilka skäl har projekt inte gått optimalt tidigare, och vad har däremot fungerat bra?

Förbered en frågelista och ta reda på under det inledande samtalet vad kunden vill ha och vad kunden inte vill ha.

Visa exempel på ditt arbete och förklara hur du genomför projekt samt vad kunden kan förvänta sig – och inte förvänta sig – av dig. Få dina kunder att bli entusiastiska över dig och dina tidigare arbeten.

Sammanfatta allt skriftligt efter det inledande samtalet och skicka det till din kund med en begäran om feedback. När allt slutligen passar er båda (offert, tjänsteomfattning, …) kan du inleda med ett utförligt briefingmöte. Där fastställs även den slutgiltiga tidsplanen.

Det här samtalet bör du helst dokumentera skriftligt igen. Tror du att vi vill ge dig en handledning i hur man odlar byråkrati? Tvärtom: det är just dessa e-postmeddelanden som ofta besparar dig onödigt arbete, eftersom man här kan undanröja det ena eller andra missförståndet.

Är alla inblandade nöjda? Då kan du sätta igång med skapandet!

Hur förbereder jag mig som kund?

Klara först de viktigaste frågorna för dig själv.

Vad vill jag förmedla med mitt varumärke?
Vilka är mitt företags värderingar?
Vilken företagsfilosofi har jag?
Vilken målgrupp vill jag nå?
Vilken designstil gillar jag? Passar den mig?
Hur agerar mina konkurrenter?

Sök på nätet efter grafiker, byråer eller webbdesigners. Du kan också be om rekommendationer. Men kom alltid ihåg: det som passar någon annan behöver inte nödvändigtvis passa just dig.

Ta en titt på deras webbplats. Hur framstår de? Tycker du om stilen? Vilket spektrum täcker grafiken? Be sedan om ett möte. Sammanfatta frågorna ovan skriftligt och ta med exempel till det första mötet på vad du gillar och vad du inte gillar.

Lägg även till dina egna produkter, eftersom kreativa människor älskar taktila och visuella intryck.

Ju mer du berättar och visar, desto bättre kan de kreativa sätta sig in i din situation och förvandla dina önskemål till en oförglömlig design. Lita på proffsen, även om det kanske inte känns helt rätt för dig i början. Duktiga grafiker tänker på produktens användningsområden när de utformar den. Om något är oklart för dig, fråga och be om en förklaring.

Om du får ett designförslag från din grafiker, behåll det för dig själv tills vidare. Enligt talesättet ”För många kockar förstör soppan!” bör du vänta några dagar och låta designen sjunka in. Om du visar upp layouten för dina bekanta kommer du i slutändan att stå där med många åsikter, men utan något beslut.

Moralen av historien: glöm inte din brief.

Efter lanseringen satte sig Klaudia och Gustav ner för ett konstruktivt samtal om feedback. De noterade de punkter där det uppstod problem och formulerade utifrån dem de gyllene reglerna för sitt framtida samarbete.

På möten gäller mottot: ”Arbetet kommer först”. Smartphones och bärbara datorer sätts i flygläge.
Varje möte sammanfattas skriftligt.
Tillsammans fastställs en tidsplan.
Klaudia börjar redan nu samla in exempel på vad hon vill ha.
Gustav planerar sitt arbete bättre för att undvika förseningar.
Båda följer briefingen.